Un cycle de devis qui tourne tout seul, pour ne plus passer ses soirées dessus
TPE artisanale du secteur climatisation et chauffage, équipe de trois personnes.
Devis faits chaque soir à la main dans Word, CRM tenu dans un fichier Excel. Construction d'un cycle de devis automatique de bout en bout : formulaire client en ligne, identification des clients existants, génération et envoi du devis sans intervention manuelle, plus une extension de tri intelligent des mails entrants.
Le contexte
Une équipe de trois personnes qui gère toutes les facettes du métier : visites techniques, installations, dépannages, suivi commercial. Le quotidien est sur le terrain, ce qui laisse les devis pour le soir, à la main, en bricolant sur Word avec un fichier Excel utilisé comme CRM.
Le défi
Le système Word + Excel atteint ses limites quand le volume monte. Des soirées entières englouties à rédiger des devis. Pas de vue d'ensemble de l'historique client. Risque d'oubli ou de retard quand un prospect attend une réponse. Et surtout, du temps qui n'est plus disponible pour le suivi commercial des prospects déjà entrés en contact.
La solution
Cycle de devis automatique de bout en bout
Le prospect remplit lui-même un formulaire en ligne depuis le site ou un lien partagé. À partir de là, le système prend la main.
- Reconnaissance du client. Le système vérifie dans le CRM si le prospect est déjà connu. Si oui, sa fiche est récupérée. Sinon, une nouvelle fiche est créée automatiquement.
- Routing selon la demande. Selon le type de service demandé (climatisation, chaudière, autre), le système emprunte une branche dédiée avec son template de devis spécifique.
- Cas complexes mis en main humaine. Si la demande sort du standard (devis sur-mesure, configuration particulière), une notification Slack est envoyée à l'équipe pour qu'un humain reprenne la main et contacte le prospect directement.
- Cas standards entièrement automatisés. Le devis est généré depuis un template Google Docs, hébergé sur Google Drive, et envoyé par Gmail au prospect.
- Notification Slack. L'équipe est notifiée à chaque nouveau devis créé. Aucun risque d'en manquer un.
Extension : gestionnaire de mails intelligent
Un second système, déployé pour le même client, prend en charge automatiquement les mails entrants. À chaque nouveau mail, une IA analyse le contenu et le classe en cinq catégories : High Priority, Customer Support, Pub, Finance/Billing, Other.
Selon la catégorie, le système enchaîne plusieurs actions :
- Étiquetage automatique dans la boîte mail
- Rangement dans le dossier correspondant
- Génération d'un brouillon de réponse par Claude pour les catégories prioritaires (tout sauf Pub et Other), prêt à éditer et envoyer en un clic
- Notification Slack à l'équipe pour chaque mail traité, avec un résumé du contenu et de la catégorie
L'idée est simple. Ouvrir Gmail le matin et trouver une boîte rangée, avec les réponses aux mails importants déjà ébauchées. Plus de tri à faire à la main, plus de "page blanche" devant un mail à traiter.
Le résultat
- Plus aucun devis fait à la main le soir. Le cycle complet tourne en quelques minutes, sans intervention manuelle pour les cas standards.
- Selon le retour client, le système lui permet de gagner deux à trois nouveaux clients par semaine grâce au temps libéré pour le suivi commercial et la réactivité de réponse.
- CRM tenu automatiquement à jour, plus de fichier Excel obsolète à maintenir.
- Boîte mail rangée chaque matin sans effort, avec brouillons de réponses déjà ébauchés pour les mails prioritaires.
- Système opérationnel et utilisé en production.